El Archivo General de la Nación, como ente rector del Sistema Nacional de Archivos, recuerda a las diversas instituciones públicas que hemos elaborado dos documentos precisando las condiciones estructurales y de mobiliario que deben considerar en la gestión que realizan.
El primero de ellos es la “Norma para la conservación de documentos archivísticos en la Entidad pública” (Resolución Jefatural No. 304-2019-AGN/J). El otro documento es la “Guía para la conservación preventiva de documentos en soporte papel” (Resolución Jefatural No. 180-2018-AGN/J), donde en el capítulo II, referido a Contenedores de Archivo, se hacen las siguientes especificaciones respecto a la estantería fija:
- La altura de la estantería debe permitir a los archiveros acceder a la unidad de conservación. Se recomienda 2 metros de alto.
- Los cuerpos de la estantería deben ir de forma paralela, dejando entre pasillos un mínimo de 80 cm.
- En los pasillos principales (contorno y central) el ancho debe ser de 1.20 metros. La estantería debe tener 15 cm de alto como mínimo entre el piso y primera balda. Se considerará entre 5 y 6 cuerpos de estantería (0.90 a 1.00mts).
- Se fijará hacia las paredes, para evitar el efecto dominó en casos de movimientos telúricos.
- Las estanterías no se deben instalar pegadas hacia la pared, sin embargo, de tomar esta decisión se considerará una separación de 0.20 metros como mínimo.
Para conocer ambos documentos se podrá ingresar a la página web del AGN www.agn.gob.pe y dirigirse a la sección Normatividad o acceder directamente a través de los siguientes links:
Norma para la conservación de documentos archivísticos: https://bit.ly/3CTqhr0
Guía para la conservación preventiva de documentos: https://bit.ly/3mUdnU2
Lima, 9 de noviembre